Política de privacidad y protección de datos personales
I.E. Santa Rosa · Versión 1.0 · vigente desde el jueves 22 de octubre de 2026
En la I.E. Santa Rosa cuidamos la información de nuestros estudiantes, sus familias y nuestro personal. Aquí explicamos, con palabras sencillas, qué datos usamos en el sistema escolar, para qué, quién los ve, cuánto tiempo los guardamos y cómo puede usted ver, corregir o eliminar sus datos. Cumplimos la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS.
1. ¿Quién es responsable de sus datos?
- Institución
- I.E. Santa Rosa · Código modular 0522896 · UGEL Cajamarca
- Dirección
- Namora, Cajamarca
- Teléfono
- [teléfono de la I.E.]
- Correo
- contacto@santarosa.edu.pe
- Responsable de datos personales
- [nombre del Oficial de Datos Personales] · Oficial de Datos Personales · [correo para temas de datos personales]
- Banco de datos
- «Estudiantes, padres de familia y personal de la I.E.», inscrito en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (ANPD) con código [código de inscripción ante la ANPD].
- Servidor del sistema
- [nombre del proveedor de alojamiento web y país donde están sus servidores]
2. ¿Qué datos usa el sistema?
| Tipo de dato | Ejemplos | ¿De quién? |
|---|---|---|
| Identificación | Nombres, apellidos, DNI, código de estudiante, fecha de nacimiento, sexo | Estudiantes, padres y personal |
| Contacto | Dirección, teléfono, teléfono de emergencia, correo electrónico | Familias y personal |
| Matrícula y notas | Grado, sección, año escolar, calificaciones y niveles de logro, tareas, exámenes, libretas | Estudiantes |
| Asistencia y conducta | Asistencia diaria (incluida la marcada con el código QR del carné), tardanzas, permisos, justificaciones, incidencias, informes de conducta, citaciones, salidas | Estudiantes |
| Salud y necesidades educativas especiales sensible | Ficha integral: alergias, enfermedades, medicación, discapacidad, seguro de salud, contactos de emergencia | Estudiantes (solo con autorización de la familia) |
| Pagos | Cuotas, recibos, montos pagados, descuentos (no guardamos datos de tarjetas) | Estudiantes y familias |
| Imagen | Foto del carné y foto de perfil; fotos o videos en publicaciones de la I.E. (solo con autorización) | Estudiantes, padres y personal |
| Ubicación personal | Ubicación aproximada del celular al marcar la asistencia del personal, solo en ese momento | Docentes y personal |
| Uso del sistema | Usuario, contraseña (guardada cifrada, nadie puede leerla), fechas e IP de ingreso, acciones realizadas, notificaciones y mensajes del chat | Todos los usuarios |
3. ¿Para qué usamos los datos?
- Brindar el servicio educativo: matrícula, registro de notas y asistencia, libretas, horarios, tareas, exámenes y tutoría.
- Cumplir obligaciones legales: reportes al MINEDU (SIAGIE), a la UGEL y a otras autoridades cuando la ley lo exige.
- Comunicarnos con las familias: avisos de inasistencia, citaciones, comunicados y mensajes con los docentes.
- Proteger a los estudiantes: atender emergencias de salud, registrar incidencias y salidas, y controlar quién recoge al estudiante.
- Administrar pagos de la APAFA u otros conceptos aprobados.
- Seguridad del sistema: verificar la identidad al ingresar y registrar quién accede a la información.
- Solo con su autorización: publicar fotos o videos del estudiante, enviar avisos por WhatsApp o correo y registrar datos de salud.
No vendemos, alquilamos ni usamos los datos para publicidad. Tampoco tomamos decisiones automáticas sobre las personas: el sistema calcula promedios y alertas, pero las decisiones las toman docentes y directivos.
Los datos para la gestión educativa son necesarios para matricular y atender al estudiante: sin ellos no podemos brindar el servicio. Las autorizaciones opcionales (foto, avisos, salud) puede darlas o retirarlas cuando quiera, sin que eso afecte la educación de su hijo(a).
4. Datos de niñas, niños y adolescentes
Los datos de los estudiantes menores de 14 años se tratan con el consentimiento de quien ejerce la patria potestad o tutela (padre, madre o tutor legal). Por eso, al ingresar por primera vez al sistema, los padres de familia aceptan esta política y eligen sus autorizaciones. Los estudiantes pueden consultar sus propios datos desde su cuenta y, desde los 14 años, ejercer también sus derechos sobre ellos. Siempre buscamos el interés superior del niño y del adolescente.
5. Datos sensibles (salud y necesidades educativas especiales)
Los datos de salud y de necesidades educativas especiales son datos sensibles. Solo se registran con la autorización expresa de la familia (casilla «Registro de datos de salud» que queda guardada con fecha y hora), los ven únicamente la dirección, el tutor y quien deba atender una emergencia, y cada consulta queda registrada.
6. ¿Quién puede ver los datos?
- Dirección y administración del sistema: todos los datos, para la gestión de la I.E.
- Tutor y docentes: solo los estudiantes de sus aulas y cursos.
- Auxiliares de educación: asistencia, conducta y salidas de los estudiantes.
- Padres de familia: solo los datos de sus propios hijos (las notas se muestran como niveles de logro AD, A, B, C).
- Estudiantes: solo sus propios datos.
- Entidades públicas: MINEDU, UGEL y otras autoridades cuando una ley lo exige.
- Proveedores que nos ayudan: alojamiento web y envío de correos, que solo pueden usar los datos para dar ese servicio. Si sus servidores están fuera del Perú, se trata de un flujo transfronterizo con las garantías que exige el Reglamento.
Todo el personal firma un compromiso de confidencialidad antes de usar el sistema.
7. ¿Cuánto tiempo guardamos los datos?
| Información | Tiempo |
|---|---|
| Actas, registros oficiales de evaluación y certificados | De forma permanente (son documentos oficiales del sistema educativo) |
| Matrícula, asistencia, conducta y ficha integral | Mientras el estudiante esté en la I.E. y [5] años después de su retiro o egreso |
| Pagos y recibos | [5] años desde el pago |
| Fotos en publicaciones | Hasta que la familia retire la autorización (se retiran de las publicaciones que la I.E. controla) |
| Ubicación al marcar asistencia del personal | [1] año |
| Registros de acceso y de seguridad | Mínimo 2 años (art. 46 del Reglamento) |
| Cuentas de usuario | Se desactivan cuando termina la relación con la I.E. |
Cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan.
8. ¿Cómo protegemos los datos?
- Conexión segura (https), contraseñas cifradas y bloqueo temporal tras varios intentos fallidos.
- Verificación en dos pasos con aplicación autenticadora (obligatoria para la dirección y la administración, opcional para los demás).
- Cada persona ve solo lo que necesita según su función; la sesión se cierra sola tras un tiempo sin uso.
- Registro de quién accede a los datos sensibles y copias de seguridad periódicas.
- Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte sus datos, lo informaremos a la ANPD en un máximo de 48 horas y a usted cuando corresponda.
9. Sus derechos y cómo ejercerlos
Desde el sistema: ingrese a Mis datos (menú de su cuenta). Allí puede ver y descargar sus datos y los de sus hijos (JSON o PDF), retirar sus autorizaciones opcionales y presentar una solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Sin el sistema: por escrito en la secretaría de la I.E. o al correo contacto@santarosa.edu.pe, adjuntando copia de su DNI.
Plazos de respuesta (días hábiles, contados desde el día siguiente a su solicitud): acceso, 20 días; rectificación, cancelación u oposición, 10 días. Si necesitamos más tiempo, le avisaremos una sola vez y por un plazo igual.
Algunos datos no se pueden eliminar mientras una norma obligue a conservarlos (por ejemplo, las actas oficiales de evaluación). Si no está de acuerdo con nuestra respuesta, puede presentar un reclamo ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (www.gob.pe/anpd).
10. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión aquí con su fecha y, cuando el cambio sea importante, le pediremos que la acepte de nuevo al ingresar al sistema.
Versión 1.0 · jueves 22 de octubre de 2026